Chama o bombeiro!

Caos, correria, sufoco, incêndio, são alguns dos termos mais ouvidos quando o assunto é trabalho. Seja qual for, estamos todos com a síndrome de Usain Bolt “na correria” ou com a ligeira sensação que a qualquer momento alguém vai gritar: chama o bombeiro! Se bem que no assunto correria, estamos muito longe de conseguir uma medalha de ouro, e também não adianta chamar o bombeiro enquanto tiver bastante gente para apagar os focos de incêndio esporádicos e poucas para preveni-lo.

Incêndio nas gírias dos escritórios são aquelas crises que surgem e precisam de um tratamento, um paliativo, qualquer coisa que minimize os impactos. Stephen R. Covey em seu best seller Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, propôs uma matriz de gerenciamento do tempo, onde considera os incêndios como atividade quadrante I - Importante e Urgente.

As pessoas altamente eficazes devem focar nas atividades de quadrante II - Importantes e Não Urgentes, aprendizado, planejamento, atividades de longo prazo, fatores que tendem a alimentar o know-how de atividades preventivas para evitar que elas venham a incendiar. O caos é formado por falhas nos processos, situações, circunstâncias as quais não foi dada a devida atenção prévia, possivelmente por que estavam apagando outros incêndios. 

A diferença ente o corpo de bombeiros e os escritórios é que os bombeiros atuam em equipes para apagar o mesmo foco de incêndio. Nos escritórios cada membro da equipe atua para apagar sozinho dois ou três focos diferentes. O incidente que os bombeiros tratam é real e específico, o dos escritórios quase sempre são déficit estratégico e recorrentes ou muitas vezes é tratado como importante e urgente sem realmente ser.

A intensidade e frequência desses acontecimentos dá a falsa sensação de utilidade, orgulho de se matar de tanto trabalhar, mas que age em prol da falta de eficácia. Trabalha para recuperar os produtos entregues no endereço errado, ao invés de trabalhar para que os entregadores saiam com o mapa do endereço certo. Não é um hábito eficaz imaginar que enquanto existir trabalho mal feito, existirá emprego para alguém poder tratar a calamidade. A eficácia não pode conviver com a miopia analítica. 

Método se Vira nos 30

A grande habilidade requerida no mercado competitivo de trabalho hoje é a de saber se virar, quase ao modo do quadro “Se Vira nos 30” do Faustão, onde o participante tem trinta segundos para mostrar a que veio e ainda agradar a plateia para ganhar o prêmio. Por que quase?

No quadro da TV o participante apresenta a arte que possui, que em muitos casos é resultado de muito treino e dedicação que não são contabilizados até chegar ao ponto em que se enquadra dentro dos 30. É um momento para mostrar o ápice da arte treinada. Fora do Talk Show o orifício fica num ponto inferior.

A realidade não é igual à TV, para os funcionários das grandes empresas, das Startups, ou para os empresários autônomos a rotina diária é composta por uma série de momentos “se vira nos 30” sem glamour nenhum, onde o conhecimento prévio precisa ser incrementado a cultura da empresa, ou as novidades de mercado, ou devido a diversas necessidades, e na falta de tempo hábil, nunca estamos no auge. E então toda sorte de situações ocorrem em busca de uma solução:

Consultar os documentos internos: é uma opção, salvo pelo fato de que eles foram compilados por pessoas igualmente sem tempo, que estavam certas de que suas mentes dominavam o assunto e estava muito bem, obrigada!

Consultar os colegas de trabalho: Boa ideia, se conseguir trinta segundos do tempo deles. Lembrando que para todos os efeitos eles deixaram o conhecimento documentado, mas voltamos ao item acima.

O que fazer? Cantar Beatles “Help! I need somebody”? Não! Se Vira! Não precisa ser em trinta segundos, pode ser minutos, dias, semanas, anos. O tempo que atender à urgência da sua necessidade. O grande segredo está em aprender a se virar sozinho, afinal toda e qualquer justificativa para negar um apoio vai chegar nesse mesmo conselho, então antecipe-se.

Administração do Tempo

Muito se fala sobre Administração de tempo, o que é engraçado, pois há algum tempo o tempo já foi bem dividido em horas, calendários, cada cultura tem seus calendários, seu fuso horário em cada região do mundo, mas o tempo em si já está bem delimitado, parametrizado, não sofre muitas alterações.

O correto seria administrar-se a si mesmo, adequar o que se quer naquele parâmetro sem, contudo, tornar-se escravo dele. Flexibilidade é o X da questão. “Navegar é preciso, viver não é preciso”, já dizia Fernando Pessoa. A vida não cabe num calendário, cronometrada, 100% previsível, precisa.

Todas as ferramentas que as teorias de administração expuseram são para auxílio, organização, e dentre todas que li, Stephen Covey foi bem específico, quando disse que “em vez de focalizar nas coisas e no tempo, as atenções devem se voltar para a preservação e a melhoria dos relacionamentos e para obtenção de resultados”. Ou seja, devemos sempre nos questionar qual a relevância de tantas tarefas que colocamos em nossa agenda? São úteis e necessárias? Minimamente importantes? Agregam em meus relacionamentos e contribui para os resultados que almejo? Eu sei quais resultados almejo?

Como Cazuza, eu concordo que o tempo não para. Mas nós podemos parar, pensar, respirar fundo, ouvir uma música, se divertir sem fazer nada. Sempre temos mil e uma tarefas para incluir na agenda, e deixar um espaço em branco parece um crime! Existem pessoas que se sentem culpadas num dia de folga quando não encontraram nada que se animasse a fazer, quando sutilmente abandonaram as tarefas domésticas da agenda, para curtir o ócio. O problema que elas acabam nem curtindo, nem compartilhando, dá no máximo uma cutucada na consciência pesada, e nem comenta...