Manifesto: Faça o que tem que ser feito

Li recentemente num capítulo de um livro que faz parte do conteúdo teórico de um curso de formação de analistas de processos, um texto bastante chocante pela empatia que tenho pela ideia do seu autor.

Neste blog já falei muito sobre incêndios, método, mas nesse texto que menciono Gart Capote consolida em seu manifesto tudo que representa tanto “barulho mental” que me aflige:

"Não é possível acreditar e aceitar que fazer o que sempre fizemos nos conduzirá a novos e melhores resultados.

É deveras atordoante ouvir de analistas, consultores, gestores e de outros profissionais das mais diversas funções organizacionais, que muito não poderá ser feito, pois a direção da organização não entende e nem percebe o valor de BPM ou, no caso de organizações públicas, que não adianta lutar por certas mudanças, afinal, o que prevalecerá é a pressão ou a vontade política.

Isso é Conformismo.

Toda vez que ouço declarações desse tipo, imediatamente imagino o modelo mental de quem as profere. Sempre digo que a maior mudança ou inovação não é, necessariamente, a mudança ou a inovação tecnológica, mas sim, a mudança de comportamento e mentalidade.

Os profissionais de processos, especificamente os simpatizantes e praticantes de Gerenciamento de Processos de Negócio – BPM, precisam assumir a responsabilidade de promover a mudança – a inovação da mudança de mentalidade.

Não basta alcançar certificações técnicas e titulações das mais variadas, o que precisamos – realmente – é aprender a dizer NÃO. Dizer NÃO para propostas escusas, projetos mirabolantes que lesam a sociedade, escopos mal elaborados, trabalhos sem objetivos, produtos e serviços que ferem nossos princípios e os direitos de outros.

Nossa sociedade (mundialmente pensando), que está cada vez mais carente de valores e propósitos, precisa dar um basta imediato em todos os problemas que até agora temos “dado com os ombros”. Ao continuar agindo assim, só passamos para a próxima geração a responsabilidade de resolver, se revoltar, resolver... Desistir.

Os profissionais que trabalham com melhoria e gestão de processos são responsáveis diretos pelos resultados dos processos por eles melhorados e/ou geridos. Sei que é mais fácil negar e/ou compartilhar a culpa. Mas, se não assumirmos a responsabilidade, nada mudará.

Pense nos processos organizacionais como elementos vitais, não apenas para a organização em si, mas para a sociedade como um todo. 

Pense na importância de um processo com a mesma intensidade que percebemos o valor da água em nosso planeta".

O texto completo você lê aqui. 

Para mim não existe nada mais gratificante do que atuar na área de processos. O problema é o que o autor falou por mim.

"Profissional de Processos - Faça o que a sociedade precisa que seja feito".

Chama o bombeiro!

Caos, correria, sufoco, incêndio, são alguns dos termos mais ouvidos quando o assunto é trabalho. Seja qual for, estamos todos com a síndrome de Usain Bolt “na correria” ou com a ligeira sensação que a qualquer momento alguém vai gritar: chama o bombeiro! Se bem que no assunto correria, estamos muito longe de conseguir uma medalha de ouro, e também não adianta chamar o bombeiro enquanto tiver bastante gente para apagar os focos de incêndio esporádicos e poucas para preveni-lo.

Incêndio nas gírias dos escritórios são aquelas crises que surgem e precisam de um tratamento, um paliativo, qualquer coisa que minimize os impactos. Stephen R. Covey em seu best seller Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, propôs uma matriz de gerenciamento do tempo, onde considera os incêndios como atividade quadrante I - Importante e Urgente.

As pessoas altamente eficazes devem focar nas atividades de quadrante II - Importantes e Não Urgentes, aprendizado, planejamento, atividades de longo prazo, fatores que tendem a alimentar o know-how de atividades preventivas para evitar que elas venham a incendiar. O caos é formado por falhas nos processos, situações, circunstâncias as quais não foi dada a devida atenção prévia, possivelmente por que estavam apagando outros incêndios. 

A diferença ente o corpo de bombeiros e os escritórios é que os bombeiros atuam em equipes para apagar o mesmo foco de incêndio. Nos escritórios cada membro da equipe atua para apagar sozinho dois ou três focos diferentes. O incidente que os bombeiros tratam é real e específico, o dos escritórios quase sempre são déficit estratégico e recorrentes ou muitas vezes é tratado como importante e urgente sem realmente ser.

A intensidade e frequência desses acontecimentos dá a falsa sensação de utilidade, orgulho de se matar de tanto trabalhar, mas que age em prol da falta de eficácia. Trabalha para recuperar os produtos entregues no endereço errado, ao invés de trabalhar para que os entregadores saiam com o mapa do endereço certo. Não é um hábito eficaz imaginar que enquanto existir trabalho mal feito, existirá emprego para alguém poder tratar a calamidade. A eficácia não pode conviver com a miopia analítica. 

Teoria do Um

A 'Teoria do Um' vem resgatar os processos do seu legado de ramificações, gargalos, às vezes verdadeiros becos sem saída, advindo da divisão do trabalho histórica. Algumas teorias da administração concordaram com a importância da divisão do trabalho para assegurar a eficiência das atividades. O todo era dividido em tantas etapas quanto possíveis e cada funcionário trata de uma, especializando-se assim naquele ponto da atividade, executando de forma mais ágil e consequentemente produzindo mais, principalmente em quantidade. Quanto à qualidade no cenário atual é um caso a se pensar.

Na economia industrial dos séculos XIX e XX quando Taylor, Fayol e Weber abriam os cenários de estudo da administração, fazia mais sentido esse pensamento segregado das atividades. Na era da tecnologia global, não é mais efetivo manter o capital humano da organização na execução de uma única atividade, sem ao menos dar a ele a noção de qual é o todo, o objetivo do negócio, ainda que a ação completa não fique sob sua responsabilidade.

Em seu livro Guia para Formação de Analistas de Processos, Gart Capote cita o termo ‘Teoria do Um’, Acredito que não seja nenhuma teoria formal, devido à ausência de referência no livro, mas é um conceito válido: “Podemos entregar o resultado do processo em uma única etapa, utilizando um único recurso, com uma única atividade em um único momento? Não? Então adicionaremos mais um passo... Esse é o conceito essencial da ‘Teoria do Um’” (2ª Ed, 2015). O autor chama atenção ao vício legado da distribuição do trabalho, das atividades “quebradas” pelo simples costume, sem a avaliação correta sobre a necessidade dessa intermediação no processo. 

Ao analisar os processos (As is) realmente é muito comum encontrarmos cotovelos desnecessários, criados não somente pela especialização dos “recursos” quanto pela burocracia, ou conceitos de segurança avaliados fora do conjunto das necessidades do negócio. Ao mesmo tempo, e paradoxalmente, também vemos um cenário de aglomeração de tarefas num mesmo recurso, tendo como premissa de avaliação de capacidade apenas a quantidade de pessoas para executar a tarefa e não a sua especialização. E dependendo da atividade um treinamento operacional não resolve, exatamente por que o escopo da atividade é analítico.

Estamos saindo do cenário de vários especialistas em diversas atividades que formam o todo, para um executor do todo que não é especializado em nada, porém continua subjugado ao tempo de execução, qualidade, e diversas outras formas de avaliação individual que não eram percebidas quando o mesmo processo era dividido em múltiplos outros. E esse mesmo executor ainda possui vários outros processos para executar, dominar e atingir os objetivos do negócio.

O melhor para o processo pode caber dentro do "um", mas para implantar o melhor processo de negócio, é necessário outras estratégias (como infra, segurança, negociações comerciais) que fogem da alçada da análise do processo, e muitas vezes o inviabiliza. 

Processos de Negócios - Uma utilidade para o Verbo To Be

Quem frequentou as aulas de inglês no ensino público no Brasil, nas últimas três décadas, conhece de cor e salteado o conteúdo: Verbo To be. Uma infindável técnica de conjugação de verbo sem propósito definido, ou sem um contexto. Justo na época em que o Google Translator não era tão popular, e quando as crianças não nasciam cantando Justin Bieber ou Selena Gomez.

Mas não é esse o tema do post, foi apenas um trocadilho para me servir de introdução, muito embora minha especialização no assunto seja equivalente a meu domínio da língua inglesa: intermediário, Duolingo nível básico.

Como meus posts não são artigos científicos fico a vontade para explanar sobre minhas últimas aventuras no mundo de BPM (Business Process Management – Gerenciamento de Processos de Negócios). Recentemente comecei a ler os livros e artigos do autor, consultor e instrutor Gart Capote, especialista no assunto no Brasil, e descobri enfim um tema fascinante.

Era pra ser, em tese, a teoria do que eu faço no dia a dia devido a minha profissão, mas também é uma forma de aprender a executar uma infinidade de novas possibilidades dentro daquela realidade. Segue um trecho do livro “Guia para Formação de Analistas de Processos” citado no outro livro do autor “BMP Para Todos” (grifo particular):

“Não vamos desenvolver ótimas soluções para controle de reclamações de Clientes. Vamos analisar e entender o processo como é (As Is), para depois eliminar os verdadeiros problemas no novo processo (To Be). Um dos objetivos mais importantes da realização da análise e desenho de processos (As Is e To Be) é permitir a coordenação efetiva (orquestração) do seu funcionamento, e não necessariamente trocar ou adicionar tecnologias. O processo mais importante é o que entrega a melhor experiência para os Clientes. Todos os outros processos precisam ajudar a viabilizar essa entrega”. 

Eliminar os verdadeiros problemas no novo processo. Eis o ponto a que eu queria chegar. Nenhuma análise de processo (As is) será eficaz se não se chegar ao consenso do que fazer para eliminar os problemas e criar uma melhoria no processo (BPI – Business Process Improvement). As dificuldades são variadas:

• Falta de insumos necessários para análise, que podem ser dependência de áreas técnicas externas, por falta de controle de dados, por ineficiência operacional ou sistêmica, entre diversos fatores.
• Falta de colaboração da equipe estratégica para avaliação dos processos analisados até então e definir o próximo passo;
• Falta de aprovação da estratégia proposta;
• Gestão de Custo x Benefício

O livro ainda reforça:

“(...) “To Be” – que nada mais é que o momento de, com base no resultado da análise, definir cuidadosamente como o processo deverá ser realizado. Quais serão as atividades, os participantes, as regras, os caminhos, suas dependências, a tecnologia envolvida e tudo o mais que fizer parte da nova realidade do processo.”.

Nada disso é decidido pelo analista de processos, embora as sugestões certamente partam dele, o To be é a solução proposta, porém o cheque mate, a martelada final será sempre do dono do processo, do cliente. Mas saber where you want to be, já é um grande avanço para um analista de processos.

Fonte: Gart Capote.com